Schluss mit unnötiger Arbeit! So geht Frühjahrsputz im Job

München (dpa/tmn) - Teams schleppen oft mehr Ballast mit sich herum, als ihnen bewusst ist: ein wöchentliches Meeting hier, eine zusätzliche Genehmigungsstufe dort, ein Report, der jedes Jahr ein paar Seiten länger wird. Irgendwann ist der Kalender und die To-do-Liste voll – und niemand weiß mehr genau, wann und warum das passiert ist.

Evelyn Wurster, Teamentwicklerin und Beraterin für Führungskräfte, rät deshalb zu einem «Frühjahrsputz im Team». Im Interview erklärt sie, welcher «Unrat» sich im Arbeitsalltag ansammelt und wie Teams ihn wieder loswerden. 

Frau Wurster, was gehört zum typischen Unrat, den Teams gerne ansammeln?

Evelyn Wurster: Über die Zeit schleichen sich viele Gewohnheiten ein, die irgendwann nicht mehr hinterfragt werden. Ein klassisches Beispiel sind Serientermine oder Regelmeetings. Die wurden irgendwann einmal eingeführt, aber später nie mehr überprüft. Trotzdem hält sich das ganze Team weiterhin daran, obwohl sie vielleicht längst nicht mehr sinnvoll sind. 

Ähnlich ist es bei Prozessen oder Regeln. Manchmal müssen Entscheidungen über mehrere Ebenen genehmigt werden, weil irgendwann einmal etwas schiefgelaufen ist und daraufhin eine zusätzliche Regel eingeführt wurde. Aber auch diese wird später nicht mehr hinterfragt. 

Ein weiterer Klassiker sind Reports. Da sagt irgendwann jemand: «Ich hätte gern noch diese Analyse und noch jene Auswertung.» So wachsen die Berichte immer weiter an. Am Ende werden sie zwar regelmäßig verschickt, aber im Grunde schaut sie sich kaum noch jemand an. 

Neben solchen Strukturen gibt es auch Verhaltensweisen, die sich einschleifen. Manche sagen reflexartig zu allem Ja – vor allem, wenn die Anfrage vom Chef kommt. Andere blocken grundsätzlich erst einmal alles ab. Oder Menschen feilen sehr lange an einer Idee, weil sie sie erst perfekt machen wollen, bevor sie sie teilen. All das kostet Zeit, Energie und letztlich auch Produktivität. 

Wenn ein Team aufräumen möchte – wie kann so ein Frühjahrsputz konkret aussehen?

Wurster: Ich empfehle vier Schritte. Der erste ist, überhaupt anzuerkennen, dass sich Dinge angesammelt haben, die vielleicht nicht mehr sinnvoll sind. Im zweiten Schritt sollte man das strukturiert angehen. Also zum Beispiel schauen: Welche Meetings, Regeln oder Reports gibt es überhaupt – und welche kosten besonders viel Zeit oder Energie? 

Dann kommt der dritte Schritt, den ich gerne die drei K nenne: killen, kürzen oder klären. Man prüft also, ob man etwas ganz abschaffen kann, ob man es reduzieren sollte – etwa ein Meeting nur noch monatlich stattfinden zu lassen – oder ob man erst klären muss, welchen Nutzen etwas noch hat. 

Hilfreich ist dabei eine einfache Matrix: Wie hoch ist der Aufwand und wie groß ist der Nutzen? Dinge mit hohem Aufwand und geringem Nutzen kann man meist streichen. Andere muss man vielleicht nur etwas anpassen. 

Der vierte Schritt ist dann, Veränderungen zunächst zu testen. Wenn man sagt: «Wir probieren das jetzt einmal acht Wochen aus», fällt es vielen leichter, sich darauf einzulassen. Gleichzeitig kann man danach auch wieder zurückrudern, wenn sich zeigt, dass etwas doch nicht gut funktioniert. 

Solche Veränderungen sorgen im Team manchmal für Konflikte. Wie kann man damit umgehen?

Wurster: Ein häufiges Thema ist, dass Menschen unterschiedliche Bedürfnisse haben. Beim Teammeeting zum Beispiel gibt es Kolleginnen und Kollegen, die sich über den Austausch freuen und den Kontakt schätzen. Für andere ist das eher verlorene Arbeitszeit, weil sie in dieser Zeit lieber an ihren Aufgaben weiterarbeiten würden. Dann kann man versuchen, das Meeting anders zu strukturieren. Zum Beispiel erst einen kurzen sachlichen Teil mit den wichtigsten Informationen – und danach einen informellen Austausch. Wer möchte, kann dann gehen. 

Ein anderes Problem entsteht, wenn Aufgaben wegfallen. Wenn jemand lange für einen bestimmten Report zuständig war und dieser plötzlich nicht mehr gebraucht wird, kann sich das wie ein Verlust an Bedeutung anfühlen. Deshalb ist Wertschätzung wichtig. Man sollte deutlich machen, dass diese Aufgabe in der Vergangenheit sinnvoll und hilfreich war. 

Gleichzeitig lohnt es sich, die Betroffenen einzubeziehen und gemeinsam zu überlegen, wo ihre Fähigkeiten künftig gut eingesetzt werden können. Oft haben die Menschen selbst gute Ideen – sie werden nur selten danach gefragt. 

Zur Person: Evelyn Wurster ist Teamentwicklerin und Beraterin für Führungskräfte. Auf ihrem Blog schreibt sie über Führung und darüber, wie gute Zusammenarbeit im Team gelingt.